Keine Meldepflicht für Geldspielgeräte! Prof. Dr. Florian Heinze mit Details zur Kassensicherungsverordnung

Prof. Dr. Florian Heinze, Justiziar des Automatenverbandes Niedersachsen (AVN) und des Nordwestdeutschen Automaten-Verbandes (NAV), berichtet davon, dass in der jüngeren Vergangenenheit zahlreiche Fragen nach der Meldepflicht von Registrierkassen und der Anwendung von Regelungen der Kassensicherungsverordnung auf Geldspielgeräte an ihn herangetragen wurden.

In einem Rundschreiben des NAV geht der Jurist Heinze detailiert auf die relevanten Fragen ein. Einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zufolge gilt:

- Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Kassensysteme sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
- Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Kassensysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 S. 2 AO).

Die für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Kassensysteme geltende Frist zur Mitteilung bis zum 31. Juli 2025 gilt bundeseinheitlich.

Geldspielgeräte und Geldwechsler sind nach der Kassensicherungsverordnung vom Anwendungsbereich dieser Regelung nicht erfasst

Der Begriff des „elektronisches Aufzeichnungsgeräts“ ist in § 146a AO nicht definiert. Gemäß § 146a Abs. 3 AO ist das Bundesministerium der Finanzen ermächtigt, durch Rechtsverordnung bestimmte Einzelregelungen zu elektronischen Aufzeichnungsgeräten i.S.v. § 146a AO zu erlassen. Von dieser Verordnungsermächtigung hat das Bundesministerium der Finanzen laut Heinze durch Erlass der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) Gebrauch gemacht.

Nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme gelten danach unter anderem:

- Waren- und Dienstleistungsautomaten (§ 1 Abs. 1 Nr. 4 KassenSichV),

- Geldautomaten (§ 1 Abs. 1 Nr. 5 KassenSichV) und

- Geld- und Warenspielgeräte (§ 1 Abs. 1 Nr. 6 KassenSichV).

„Für die von Ihnen in der Gastronomie oder in Spielhallen betriebenen Geldspielgeräte besteht also keine Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO, da diese Geräte nach der Kassensicherungsverordnung vom Anwendungsbereich dieser Regelung nicht erfasst sind. Auch auf klassische Geldwechsler (ohne Bezug zu einer entgeltlichen Leistung) findet die Regelung keine Anwendung, da sie dem Begriff des elektronischen Aufzeichnungssystems nicht unterfallen“, unterstreicht Heinze.

Zudem weist der Verbandsjustiziar darauf hin, dass die Nichtwahrung der Mitteilungsfrist – sofern eine Mitteilungsverpflichtung bestehe – als Ordnungswidrigkeit verfolgt werden könne.
Derzeit ist laut Heinze eine weitere – für Aufsteller von Geldspielgeräten soweit ersichtlich nicht relevante Anpassung der Kassensicherungsverordnung geplant. Vorgesehen sei, redaktionelle Änderungen und einige Klarstellungen umzusetzen. Den Referentenentwurf des Bundesministeriums der Finanzen vom 23. Juli 2025 (Zweite Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung) können Sie hier herunterladen.

Abgabenordnung

Prof. Heinze beleuchtet im NAV-Rundschreiben ausführlich die Abgabenordnung (AO). In § 145 werden die allgemeinen Anforderungen an die Buchführung und Aufzeichnungen geregelt. Dort heißt es:

„(1) Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

(2) Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird."

Über die allgemein klarstellende Norm des § 145 AO hinaus enthalte der § 146 AO Regelungen bezüglich der formellen Anforderungen an die steuerliche Buchführung und insbesondere die Pflicht zur Fertigung von Aufzeichnungen. Nach § 146 Abs. 1 AO müssen „die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“

„Die Regelung zur Kassenbuchführung war in der Vergangenheit als „Soll-Vorschrift“ ausgestaltet und wurde mit Wirkung zum 29. Dezember 2016 durch das Gesetz zum Schutz vor digitalen Grundaufzeichnungen dahingehend verschärft, dass in jedem Fall die tägliche Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und -ausgaben erforderlich ist“, sagt Heinze.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Heize stellt klar, dass § 146 AO grundsätzlich nur für Buchführungspflichtige und für freiwillig Bücher führende Steuerpflichtige anwendbar ist, nicht hingegen für Steuerpflichtige, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG erstellen. Für „Einnahmen-Überschuss-Rechner“ gelte gleichwohl eine Pflicht, die Einnahmen einzeln aufzuzeichnen, wenn auch kein Kassenbuch geführt werden muss (siehe Bundesfinazhof, Beschluss vom 13. März 2013, Az.: X B 16/12).

„Auch im Fall der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EstG müssen also Betriebseinnahmen und -ausgaben, sei es durch entsprechende Aufzeichnungen einschließlich einer Belegsammlung oder im Wege einer geordneten Belegablage, festgehalten werden“, legt Heinze dar.

Elektronisches Kassensystem

Werden die vorgeschriebenen Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme (elektronische Kassensysteme) geführt, seien die gesetzlichen Anforderungen des § 146a AO zu beachten. Den Steuerpflichtigen trifft aber Heinze zufolge keine Pflicht, elektronische Aufzeichnungssysteme (vor allem elektronische Registrierkassen oder PC-Kassen) einzusetzen. Prof. Heinze verweist hier auf ein Urteil des Bundesfinanzhofes vom 16. Dezember 2014 (Az.: X R 42/13).

Dieses besagt: „Der Steuerpflichtige ist in der Wahl des Aufzeichnungsmittels (…) frei und kann entscheiden, ob er seine Warenverkäufe manuell oder unter Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel – wie eben einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse – erfasst.“
Die Nutzung sogenannter „offener Ladenkassen“ sei daher nach wie vor uneingeschränkt möglich.

Heinze weist überdies darauf hin, dass jeder, der seine Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Kassensystem erfasst, gemäß § 146a AO ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden hat, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet“. Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherungseinrichtung (TSE) zu schützen.
Mit den Anforderungen an zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) soll sichergestellt werden, dass sämtliche digitalen Grundaufzeichnungen protokolliert werden und nicht nachträglich manipuliert werden können.